Flexibel werken is een hit en het wordt op nogal wat plaatsen ingevoerd. Geen wonder het spaart enorm veel kantoorruimte. Niet alleen tijd is geld, ruimte is dat ook. Na de invoering van het flexibel werken is iedereen veroordeeld tot een minimaal gebruik van archiefruimte en dat leidt er dus toe (althans waar ik werk) dat de meesten dagelijks een kratje met werkspullen met zich mee sjouwen. Dat maakt het interessant om te kijken of flexibel werken ook mogelijkheden biedt om efficiënt of effectief te werken.
Efficiënt werken volgt namelijk niet automatisch uit flexibel werken hoewel velen denken dat het wel zo is. Het is weliswaar niet langer mogelijk om ongelimiteerd papier op te slaan in een archiefkast en evenmin om het bureaublad als extra opbergruimte te gebruiken. Daarmee is echter nog niet gezegd dat je er ook handig mee omgaat. Het is bijvoorbeeld mogelijk om de rommel die je vroeger op je bureaublad had liggen, nu in een kratje op te slaan en met je mee te sjouwen. Verder kun je van je persoonlijke dataopslag ook een puinhoop maken, vooral als je geen duidelijke besluiten neemt over wat iets, en waar het zich dan moet bevinden.
In deze post vind je voorstel hoe je papierarm kunt werken met een minimum aan papieren stukken. In twee volgende posten volgen dan nog
- hoe om te gaan met stukken die je nu niet nodig hebt
- hoe zet je een persoonlijk archief op dat werkt.
Het flexibel werken is mede mogelijk geworden doordat stukken digitaal opgeslagen kunnen worden en dus vanuit elk terminal kunnen worden opgeroepen. Dit betekent dat de ambtenaar is bevrijd van zijn archieflade. Hoera! Maar dit betekent nog niet dat alles steeds digitaal kan blijven. We nemen nog steeds vergaderstukken mee naar een vergadering. Niet iedereen vindt het prettig om van scherm te lezen of heeft een terminal bij zich in de trein. Een situatie die vermoedelijk binnen een paar jaar anders is.
Bovendien staan er soms geschreven aantekeningen op stukken, die bewaard moeten blijven of gaat het om een stuk in wording. Soms is een stuk zelfs zo belangrijk dat het steeds bij de hand moet zijn, dus ook op een moment dat je niet even achter je computer zit. Het blijft dus nodig om een besluit te nemen over welke stukken digitaal zijn of blijven en wat in fysieke vorm aanneemt.
Het is niet nodig om een fysiek archief te handhaven als je flexibel werkt. Ook als je niet flexibel werkt, is het veel handiger om op te houden met bewaren. Het ordenen kost veel tijd en omdat de meeste mensen moeite hebben met weggooien neemt de tijd die je aan ordenen besteed moet worden gaandeweg toe.
Voor de goede orde. Dit is geen pleidooi voor slordig archiveren. Er zijn stukken die in fysieke vorm het beste bewaard kunnen worden. Ben je in loondienst dan is er echter altijd een afdelingsarchief. Werk je zelfstandig dan zul je zelf een fysiek archief bijhouden (zie hiervoor deel 3 van papierarm werken).
Maar verder, weg met de hangmappen met ruitertjes met trefwoorden.
Tip 1. Bewaar fysieke stukken in mappen op basis van situatie of actie, niet op basis van onderwerp.
De reden hiervoor is dat je al snel de neiging zult hebben om een klein fysiek archiefje te bouwen, waar ook stukken in zitten die je niet elke dag nodig hebt. Bovendien is het veel handiger om stukken te ordenen op wat je er mee doet dan op waar het bij hoort of onder valt. Je hoeft de vergaderstukken van de stuurgroep zus of zo niet op te zoeken in de map zus of zo. Alles zit in je mapje vergaderstukken. Bovendien kun je toe met veel minder mappen, namelijk maximaal vier.
Maak de volgende vier (fysieke) mappen:
- Vergaderstukken.
Hierin komen uiteraard alle stukken van vergaderingen die je in een gegeven tijdsperiode bezoekt. (bij voorkeur één week).
- Lezen en beoordelen.
Hierin komt alle (achtergronds) informatie de je wilt lezen en stukken waarop je wilt of moet reageren en waarover je hebt besloten dat je dit van papier wilt bekijken.
- Actiemap.
Hierin komen alle stukken waarop je actie onderneemt. Dus concepten, toegangsbewijzen, briljante ideeën die je op een papiertje hebt geschreven en die moeten landen in een memo.
- Referentiestukken.
Dit zijn stukken die je altijd bij je moet hebben anders ga je dood. (ja, ja, leg de lat hoog, anders sjouw je weer van alles mee). In mijn map referentiestukken zitten een persoonlijk verhaal over de waarden die ik nastreef en wat ik belangrijk vind, een memo aan mijzelf met de doelen voor het komende halfjaar, mijn RVA’s en enkele lijstjes met tips die ik onmisbaar vind.
Er zit dus geen materiaal in van allerlei projecten waar je mee bezig bent. Hoogstens wat hoofdzaken in de referentiemap.
Tip 2. Maak een duidelijk onderscheid tussen mappen en lijsten.
Wat je moet doen staat op een lijst, wat je daar bij nodig hebt zit in een map. Ik ken mensen (ik heb het vroeger zelf ook gedaan) die zich aan de hand van hun mappen zich probeerden te herinneren wat er aan welk onderwerp moest gebeuren. Daar word je tureluurs van.
Een agenda is overigens ook een lijst (in chronologische volgorde).
Als je dit goed doet heb je altijd een lijst waar op staat wat er moet gebeuren en map waar het benodigde materiaal in zit.
Hier zit wel een beetje rek in.
- Bij lezen en beoordelen.
Een stuk met achtergrondsinformatie lezen zul je misschien niet op een to do lijst willen plaatsen omdat het niet aan een tijd gebonden is. Als je het pas over drie maanden leest, is er ook geen man over boord. Als je dit doet dan is de inhoud van het mapje tevens je lijstje. Nadeel: het gaat je vroeger of later ontglippen. Oplossing: plan een leesuurtje in je agenda, bij voorkeur aan het eind van de dag, wanneer je je toch niet meer kunt concentreren.
(Als een collega je om een reactie heeft gevraagd is er vaak wel een termijn en ligt het wel voor de hand om het op een to do lijst te plaatsen.)
- Bij de actiemap.
Een digitale actiemap voor concepten waaraan je werkt, kan ook handig zijn. Zelf neem ik op dit punt een risico door concepten in de archiefmap op te slaan, voor mij werkt het.
Tip 3. Bekijk de mappen elke week en gooi weg wat je niet meer nodig hebt.
Het gaat hier om het besluit wat fysiek mag blijven en het ligt natuurlijk vreselijk voor de hand. Maar als je het niet doet, worden je mapjes vol en onoverzichtelijk. Het is dus belangrijk om te doen en dat kan het beste wekelijks. Het kost niet meer dan 5 minuten.
Hanteer de volgende regels;
- Vergaderstukken met aantekeningen. De aantekeningen verwerk je tot acties en plaats je op een to do lijst. De stukken kunnen weg.
- Aantekeningen bij een wetenschappelijk rapport die je wilt bewaren. Scan het rapport en sla deze versie op in je archief. De papieren versie kan weg.
- De referentiemap wordt niet geschoond (want anders ga je dood).
WERKLUST 